2016年8月18日木曜日

Microsoft Flow からOffice 365の配布リストへメールを送信する方法

最近、業務で Microsoft Flow をよく使っています。
例えば、カレンダーの予定時間になったらWunderlistへタスクを追加 > メールを送信 > Slackに投稿、のようなフローです。
このフローにあるメールですが、受信者が複数人だとOffice 365の配布リストを利用したら便利だろう、と思い設定してみたものの、残念ながら配信エラーになりました。
今回はMicrosoft Flow からOffice 365の配布リストへメールを送信する方法を説明します。

Office 365の配布リストを作る

最初に配布リストを作ります。
ポイントは、組織外のユーザーから配布リストへメール送信できるようにする事です。
  1. Office 365 管理センターを開く
  2. [グループ] > [グループ]を選択
  3. [+ グループの追加]をクリック
  4. 種類の[配布リスト]を選択
  5. 名前、メール、説明を入力
  6. [この配布グループにメールを送信するには、自分の所属組織外のユーザーを許可します。]をオンにする
  7. [追加]ボタンをクリック
次に、メンバーを追加し配布リストを完成させます。
  1. 数分待つ
  2. 一覧に配布リストが表示されたら選択
  3. [メンバー]をクリックし、配布したいメンバーを追加
  4. [閉じる]ボタンをクリック
この時点でxxx@gmail.comなど組織外のユーザーから配布リストへメール送信が可能となります。
外部からメールを送信しテストしてみてください。

配布グループの送信者を制限する

この状態はとても危険です。
配布リストのメール アドレスが流出すると必要のないリスクが増大するので、配布グループの送信者を制限します。

先に、Microsoft Flow が使っている送信者アドレスを連絡先に登録します。
  1. Office 365 管理センターを開く
  2. [管理センター] > [Exchange]をクリック
  3. [Exchange 管理センター] > [受信者] > [連絡先]をクリック
  4. Microsoft Flowから送信されるメールの送信者アドレスを登録
    1. [+]をクリック
    2. [メール連絡先]を選択
    3. メールアドレス以外は適当に入力
    4. メールアドレスは[microsoft@powerapps.com]を入力
    5. [保存]ボタンをクリック

次に配布グループの送信元に連絡先を指定します。
  1. [Exchange 管理センター] > [受信者] > [グループ]をクリック
  2. 一覧にある対象グループを選択し、鉛筆アイコン(✎)をクリック
  3. [配信管理]をクリック
  4. [+]ボタンをクリック
  5. アドレス一覧から先ほど作った連絡先を選択し[追加]ボタンをクリック
  6. [OK]ボタンをクリック
  7. [保存]ボタンをクリック

これで制限がかかりました。
試しにGmailなどから配布リストのメールアドレスへメール送信してみてください。少し経つとエラーが返ってきます。
※話がズレますが、Office 365が返してくるエラー メールの内容はとても分かりやすいですね。

Microsoft Flow を実行しテスト

後はFlowを実行しテストしてください。
配布リストのメンバー全員にメールが届けば作業は終了です。

余談:microsoft@powerapps.comはどうやって分かったのか?

配布リスト作成時に[この配布グループにメールを送信するには、自分の所属組織外のユーザーを許可します。]をオフにし、Microsoft Flowを実行しました。
配信エラーになった事を確認した後、Exchange 管理センターの[メール フロー]にある[メッセージの追跡]から受信エラーを確認します。
すると送信者アドレスが確認できます。

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